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　　周恩來曾指出，中國的檔案歷史是世界上最早的，也是最豐富的，殷代甲古文中就發(fā)現(xiàn)有不少官方文書，我國公文的歷史久遠(yuǎn)，至少在公元前13世紀(jì)就已經(jīng)出現(xiàn)了，而且種類和形式繁多。我國現(xiàn)行實(shí)行的公文主要有九大類十五種：1、命令、令、指令;2、決定、決議;3、指示;4、布告、公告、通告;5、通知;6、通報(bào);7、報(bào)告、請(qǐng)示;8、批復(fù);9、函。

　　公文具有特定的體式。一是公文的結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、密級(jí)、緩急程度、閱讀范圍等部分構(gòu)成;二是公文的外觀形式，莊重大方，生動(dòng)活潑，有一種勃勃向上的政治氣概。

　　公文語體具有以下特點(diǎn)：一是語詞有嚴(yán)格的單義性，避免一詞多義或一義多詞，為表意確切而形成偏正化的特點(diǎn);二是一般不用語氣詞、感嘆詞，不用富于描繪性、形象性和感情色彩的詞。如不用就不能充分表達(dá)意思時(shí)，也簡明扼要地用一些;三是排斥口語詞匯和方言詞匯。沒有被漢語普通話吸收的方言詞匯和口語詞匯，地方色彩太濃，局限性大，會(huì)影響公文表意的準(zhǔn)確性;四是排斥倒裝句、省略句，應(yīng)用主謂賓全句。

　　合乎規(guī)范地撰寫公文，還必須注意以下幾個(gè)方面的問題：

　　1、公文的政治性

　　公文具有很強(qiáng)的政治性。公文水平的高低，主要看其是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了黨和國家的政治意圖。所以撰文時(shí)，對(duì)黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示和講話，對(duì)黨的路線、方針和政策，在提法上必須嚴(yán)格以中央文件為準(zhǔn);普通文件和可公開的文件，更應(yīng)以中央報(bào)刊發(fā)表的提法為準(zhǔn);提口號(hào)要按照黨中央和上級(jí)的提法執(zhí)行，不要亂擬、亂提與中央精神相抵觸的口號(hào);宣揚(yáng)成績要分寸得當(dāng);宣揚(yáng)典型要交待具體背景，說清主客觀條件。

　　2、公文中的專用名稱

　　同一名稱在一篇公文中出現(xiàn)多次時(shí)，前后應(yīng)統(tǒng)一;人的職務(wù)、地名常有變動(dòng)，書寫時(shí)注意名稱的變動(dòng);凡外國國名、重要的或常見的地名、人名、黨派、政府機(jī)構(gòu)、新聞機(jī)構(gòu)等譯名均應(yīng)以新華社的譯名為準(zhǔn);不用難懂的術(shù)語、行話;文稿中第一次出現(xiàn)的市、縣、地區(qū)等地名前應(yīng)冠以所屬的省或地區(qū)名。

　　3、公文中的“時(shí)間”

　　時(shí)間概念要準(zhǔn)確，要用年月日具體日期，盡量避免用時(shí)間代名詞;運(yùn)用我國各個(gè)朝代年號(hào)時(shí)要在前邊另注公歷年份。

　　4、公文中的“數(shù)字”

　　文中不能混用基數(shù)、序數(shù)、分?jǐn)?shù)、倍數(shù)、確數(shù)、概數(shù);引用統(tǒng)計(jì)數(shù)字要考慮讀者的感受;文稿中出現(xiàn)一系列相關(guān)的數(shù)字時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查和推演、避免相互矛盾。

　　5、公文中的模糊語言

　　由于語言本質(zhì)上的中介性和表義上的模糊性，因此，語言具有相對(duì)的模糊性質(zhì)。如“研究”一詞，對(duì)一個(gè)稱職的領(lǐng)導(dǎo)者，它是慎重和避免獨(dú)斷專行的體現(xiàn);但對(duì)于一個(gè)官僚主義者，它又是搪塞和極不負(fù)責(zé)的最好的遁詞。所以，使用模糊語言必須真實(shí)地反映客觀事實(shí)，努力使之符合辯證法。

　　從公文關(guān)系來分，公文還可以分為下行公文、上行公文和并行公文三類。

　　1、下行公文，是指黨政機(jī)關(guān)或社會(huì)罷休中的上級(jí)組織向其下屬組織所發(fā)的公文，包括命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通報(bào)、批復(fù)。

　　寫下行公文時(shí)，要樹立尊重下級(jí)的觀念。當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求就某項(xiàng)工作或問題作出指示時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)政策規(guī)定和實(shí)際情況，予以及時(shí)、準(zhǔn)確地批復(fù)。

　　不是隸屬關(guān)系的不要以隸屬關(guān)系的身份行文。未經(jīng)會(huì)議討論通過并要求下級(jí)貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，不能擅自使用“決議”的名稱。對(duì)所有決定的問題，都要作出不容置疑的結(jié)論式的判斷和決議，送文給受文者照章執(zhí)行。這既是對(duì)受文者的尊重，也是對(duì)工作的負(fù)責(zé)。

　　2、上行公文，是指黨政機(jī)關(guān)或社會(huì)團(tuán)體中的下級(jí)組織向上級(jí)主管機(jī)關(guān)報(bào)告情況或請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、批復(fù)時(shí)使用的公文，如報(bào)告、請(qǐng)示。

　　寫上行公文時(shí)，下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照隸屬關(guān)系進(jìn)行請(qǐng)示、報(bào)告。無特殊情況，不要越級(jí)，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級(jí)報(bào)告時(shí)，也應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)所越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　請(qǐng)示應(yīng)限于必須向上級(jí)請(qǐng)示的問題。事無巨細(xì)，件件都向上級(jí)請(qǐng)示，決不是尊重上級(jí)和對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。一般來說，應(yīng)該向上級(jí)請(qǐng)示的問題主要是：屬于上級(jí)主管單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng);工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有待上級(jí)主管單位明確指示后才能辦理的事項(xiàng);按上級(jí)明文規(guī)定完成某項(xiàng)任務(wù)后，需報(bào)上級(jí)主管單位備案的有關(guān)事項(xiàng)。

　　上行公文的文字最好莊重樸實(shí)、簡明扼要。在撰寫帶有自我批評(píng)性質(zhì)的報(bào)告時(shí)，其行文禮儀并不僅在于措詞的誠懇，而且在于寫明情況，勇于承擔(dān)責(zé)任和吸取教訓(xùn)。

　　3、平行公文，是平等的黨政機(jī)關(guān)、各社會(huì)團(tuán)體之間或相互沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門之間的行文。平行公文，過去叫咨、函，現(xiàn)在不必用什么特定的文種名稱，但一般不發(fā)指令性文件，也不互相請(qǐng)示。雙方是平等身份，文件的口吻應(yīng)當(dāng)是協(xié)商和協(xié)調(diào)。

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